Was für viele erfahrene Vereinsvorstände sicherlich Routine bedeutet, ist insbesondere für neue Vorsitzende oft eine „Gewissensfrage“. Wie muss die Einladung zur Mitgliederversammlung beziehungsweise Jahreshauptversammlung aussehen – wie ausführlich muss die Tagesordnung gefasst sein? Der Grundsatz hierfür lautet, dass der Gegenstand der Beschlussfassung bezeichnet wird. Das bedeutet, dass das Mitglied, das die Einladung zur Mitgliederversammlung erhält, sich ein Bild darüber machen kann, welche Beschlüsse gefällt werden sollen und einschätzen kann, welche Bedeutung diese Beschlüsse für ihn selbst haben. Zweck dieser Bestimmung ist es, die Mitglieder weitestgehend vor Überraschungen bei der Beratung und Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung zu schützen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf die Mitgliederversammlung vorzubereiten und zu überlegen, ob eine Teilnahme aus ihrer Sicht notwendig ist.

Dies bedeutet im konkreten Fall zum Beispiel, dass es nicht ausreicht, den Punkt „Anträge“ auf der Tagesordnung zu haben. Dies wäre zu allgemein. Es müsste also gegebenenfalls heißen: „Antrag auf Erhöhung der Mitgliedsbeiträge“ oder „Beschlussfassung über die Beantragung einer Aufstiegserlaubnis“. Besonders genau muss man bei geplanten Satzungsänderungen sein. Hier reicht es nicht aus, dass einfach der Punkt „Satzungsänderung“ aufgenommen wird, sondern es muss sich aus der mitverschickten Tagesordnung ergeben, welcher Paragraph mit welcher Zielrichtung geändert werden soll. Es empfiehlt sich daher, die beabsichtigte Änderung gleich mit der Einladung zu senden. Bei kompletter Neufassung der Satzung wäre es ideal, wenn man alte und neue Satzung schriftlich gegenüberstellen würde. Sind Nachwahlen zum Vorstand erforderlich, sollte die Tagesordnung auch genau bezeichnen, welche Position des Vorstands neu zu besetzen ist, zum Beispiel „Nachwahl des Schatzmeisters“.

Dies sind nur einige Grundsätze bezüglich der Einladung zur Mitgliederversammlung. Je nach Satzung sollte die Einladung/Tagesordnung auch immer folgende Punkte enthalten: Eröffnung und Begrüßung der Mitgliederversammlung, Geschäfts-/Rechenschaftsbericht des Vorstandes, Kassenbericht des Schatzmeisters, Bericht der Kassenprüfer, Aussprache über die Berichte, Entlastung des Vorstandes für das abgelaufene Geschäftsjahr und Verschiedenes für allgemeine Informationen und Beratungen. Für nähere Erläuterung stehe ich insbesondere während meiner DMFV Sprechstunde zur Verfügung.

Carl Sonnenschein
Rechtsanwalt